I documenti utili per l'ODV
Alcuni documenti utili
In allegato da scaricare due documenti utili:
1. Esempi flussi informativi verso ODV
- Bilanci e budget
- Verbali CdA
- Report collegio sindacale
- Sanzioni e verifiche enti di controllo
- Infortuni
- Sanzioni ai dipendenti
- Report Audit interni ed audit ente di certificazioni
- Durc e visura camerale
- Segnalazioni e reclami clienti
- Finanziamenti pubblici
- Sponsorizzazioni
- Controlli pubblici
2. Esempi di contenuti delle procedure "essenziali" 231 (sono di fatto la nostra check list)
Amministrazione
- fatture attive e passive
- omaggi e regali (fatti e ricevuti),
- gestione pubblicità e sponsorizzazioni
- controllo “legale” contratti (proposti e accettati)
- gestione magazzino ed inventario
- gestione cassa e contanti utilizzo
- beni aziendali e benefit gestione
- DURC
- fee di vendita, percentuali e commissioni
- richiesta e gestione autorizzazioni (pubbliche)
- procedure in caso di controllo pubblico
- gestione finanziamenti pubblici
- gestione dei crediti incassi e pagamenti
Gestione del personale
- assunzioni (richiesta e congruità dello stipendio)
- veridicità dati CV
- gestione disabili
- controllo sanzioni (interne ed esterne)
- identificazione del personale
- formazione in ingresso e relativo KIT
- segnalazione problemi e contenziosi
Dati e ICT
- formazione e nomine delega delle credenziali identificative
- istruzioni uso PC (inclusi i portatili) ed i telefoni
- contenuti dei siti web
- riservatezza delle informazioni
- recovery e gestione incidenti
Procedura ambientale
- Elenco degli aspetti ambientali significativi e dei siti di riferimento
- Elenco delle autorizzazioni ambientali obbligatorie (esempio emissioni, CPI)
- Qualifica dei fornitori di servizi ambientali (per esempio smaltimento e trasporto rifiuti)
- Elenco delle eventuali adesioni a codici ambientali o certificazioni (per esempio Energy star, imprese aperte, ISO 14001/EMAS) Scadenziario degli adempimenti ambientali (per esempio rumore esterno, impianti elettrici)
- Istruzioni gestione rifiuti (individuazione identificazione e analisi di classificazione)
- Formazione del personale in materia ambientale
- Eventuali indicatori ambientali Gestione sanzioni
- Eventuali programmi di miglioramento ambientale
Relazioni con la Pubblica amministrazione (PA)
- Definizione di PA
- Riferimenti normativi (regole di comportamento della PA)
- Individuazione degli enti della PA (per esempio Authority Privacy per la notifica o la Provincia per le autorizzazioni ambientali) ed individuazione dei soggetti (interni o esterni) che interagiscono con la PA (per esempio IT manager o il consulente ambientale)
- Individuazione delle attività di formazione specifica per i soggetti che interagiscono
- Requisiti specifici di alcuni soggetti incaricati (per esempio assenza di reati o condanne) Le richieste di informazioni periodiche da parte della PA (periodiche o saltuarie, richieste o necessarie)
- Flussi informativi verso l’ODV in materia
Deleghe e procure
- Definizioni interne e chiarimenti terminologici in materia di assegnazione “incarichi” (per esempio deleghe, procure, rappresentanza, mandati, mansionari, organigrammi micro e macro)
- Tipologie di assegnazioni di incarichi presenti in azienda Identificazione (incluso il protocollo) e l’archiviazione dei documenti recanti assegnazione incarichi
- Le regole di sottoscrizione dell’incarico
- Le regole di individuazione dei requisiti dei soggetti “incaricati”
- La registrazione in camera di commercio
Procedura sicurezza sul lavoro
- Impegno della direzione per la sicurezza
- Definizione obiettivi e indicatori
- Organigramma sicurezza e mansionario sicurezza
- Elenchi mansioni ed incaricati Definizione piano di formazione inclusi gli esterni
- Modalità di audit interno
- Modalità di riunione periodica
- Memorandum in caso di controllo
- Prassi di aggiornamento legislativo
- Elenco registrazioni essenziali
- Procedure di Analisi e valutazione del rischio
- Gestione dei cambiamenti
- Consegna dei DPI
- Analisi incidenti ed infortuni (inclusi i quasi incidenti)
- Gestione fornitori ed appaltatori
- Gestione del coinvolgimento lavoratori e delle rappresentante sindacali (RLS o RLST)
- Controllo strumenti di misura
- Gestione scadenziario inclusi controlli di enti esterni
- Gestione delle emergenze e verifiche periodiche (prove)
Per ogni informazione info@OrganismoDiVigilanza.com