1. Esempi flussi informativi verso ODV

• Bilanci e budget
• Verbali CdA
• Report collegio sindacale
• Sanzioni e verifiche enti di controllo
• Infortuni
• Sanzioni ai dipendenti
• Report Audit interni ed audit ente di certificazioni
• Durc e visura camerale
• Segnalazioni e reclami clienti
• Finanziamenti pubblici
• Sponsorizzazioni
• Controlli pubblici

2. Esempi di contenuti delle procedure "essenziali" 231 (sono di fatto la nostra check list)

Amministrazione  

• fatture attive e passive
• omaggi e regali (fatti e ricevuti),
• gestione pubblicità e sponsorizzazioni
• controllo “legale” contratti (proposti e accettati)
• gestione magazzino ed inventario
• gestione cassa e contanti utilizzo
• beni aziendali e benefit gestione
• DURC
• fee di vendita, percentuali e commissioni
• richiesta e gestione autorizzazioni (pubbliche)
• procedure in caso di controllo pubblico
• gestione finanziamenti pubblici
• gestione dei crediti incassi e pagamenti  

Gestione del personale  

• assunzioni (richiesta e congruità dello stipendio)
• veridicità dati CV
• gestione disabili
• controllo sanzioni (interne ed esterne)
• identificazione del personale
• formazione in ingresso e relativo KIT
• segnalazione problemi e contenziosi

Dati e ICT  

• formazione e nomine delega delle credenziali identificative
• istruzioni uso PC (inclusi i portatili) ed i telefoni
• contenuti dei siti web
• riservatezza delle informazioni
• recovery e gestione incidenti  

Procedura ambientale  

• Elenco degli aspetti ambientali significativi e dei siti di riferimento
• Elenco delle autorizzazioni ambientali obbligatorie (esempio emissioni, CPI)
• Qualifica dei fornitori di servizi ambientali (per esempio smaltimento e trasporto rifiuti)
• Elenco delle eventuali adesioni a codici ambientali o certificazioni (per esempio Energy star, imprese aperte, ISO 14001/EMAS) Scadenziario degli adempimenti ambientali (per esempio rumore esterno, impianti elettrici)
• Istruzioni gestione rifiuti (individuazione identificazione e analisi di classificazione)
• Formazione del personale in materia ambientale
• Eventuali indicatori ambientali Gestione sanzioni
• Eventuali programmi di miglioramento ambientale  

Relazioni con la Pubblica amministrazione (PA)

• Definizione di PA
• Riferimenti normativi (regole di comportamento della PA)
• Individuazione degli enti della PA (per esempio Authority Privacy per la notifica o la Provincia per le autorizzazioni ambientali) ed individuazione dei soggetti (interni o esterni) che interagiscono con la PA (per esempio IT manager o il consulente ambientale)
• Individuazione delle attività di formazione specifica per i soggetti che interagiscono
• Requisiti specifici di alcuni soggetti incaricati (per esempio assenza di reati o condanne) Le richieste di informazioni periodiche da parte della PA (periodiche o saltuarie, richieste o necessarie)
• Flussi informativi verso l’ODV in materia 

Deleghe e procure

• Definizioni interne e chiarimenti terminologici in materia di assegnazione “incarichi” (per esempio deleghe, procure, rappresentanza, mandati, mansionari, organigrammi micro e macro)
• Tipologie di assegnazioni di incarichi presenti in azienda Identificazione (incluso il protocollo) e l’archiviazione dei documenti recanti assegnazione incarichi
• Le regole di sottoscrizione dell’incarico
• Le regole di individuazione dei requisiti dei soggetti “incaricati”
• La registrazione in camera di commercio

Procedura sicurezza sul lavoro

• Impegno della direzione per la sicurezza
• Definizione obiettivi e indicatori
• Organigramma sicurezza e mansionario sicurezza
• Elenchi mansioni ed incaricati Definizione piano di formazione inclusi gli esterni
• Modalità di audit interno
• Modalità di riunione periodica
• Memorandum in caso di controllo
• Prassi di aggiornamento legislativo
• Elenco registrazioni essenziali
• Procedure di Analisi e valutazione del rischio
• Gestione dei cambiamenti
• Consegna dei DPI
• Analisi incidenti ed infortuni (inclusi i quasi incidenti)
• Gestione fornitori ed appaltatori
• Gestione del coinvolgimento lavoratori e delle rappresentante sindacali (RLS o RLST)
• Controllo strumenti di misura
• Gestione scadenziario inclusi controlli di enti esterni
• Gestione delle emergenze e verifiche periodiche (prove)

Per ogni informazione info@OrganismoDiVigilanza.com