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I documenti utili per l'ODV

Alcuni documenti utili


In allegato da scaricare due documenti utili:
  • una check list generale sul decreto 
  • articoli 5, 6 e 7 del decreto 

1. Esempi flussi informativi verso ODV

  • Bilanci e budget
  • Verbali CdA
  • Report collegio sindacale
  • Sanzioni e verifiche enti di controllo
  • Infortuni
  • Sanzioni ai dipendenti
  • Report Audit interni ed audit ente di certificazioni
  • Durc e visura camerale
  • Segnalazioni e reclami clienti
  • Finanziamenti pubblici
  • Sponsorizzazioni
  • Controlli pubblici

2. Esempi di contenuti delle procedure "essenziali" 231 (sono di fatto la nostra check list)

Amministrazione  

  • fatture attive e passive
  • omaggi e regali (fatti e ricevuti),
  • gestione pubblicità e sponsorizzazioni
  • controllo “legale” contratti (proposti e accettati)
  • gestione magazzino ed inventario
  • gestione cassa e contanti utilizzo
  • beni aziendali e benefit gestione
  • DURC
  • fee di vendita, percentuali e commissioni
  • richiesta e gestione autorizzazioni (pubbliche)
  • procedure in caso di controllo pubblico
  • gestione finanziamenti pubblici
  • gestione dei crediti incassi e pagamenti  

Gestione del personale  

  • assunzioni (richiesta e congruità dello stipendio)
  • veridicità dati CV
  • gestione disabili
  • controllo sanzioni (interne ed esterne)
  • identificazione del personale
  • formazione in ingresso e relativo KIT
  • segnalazione problemi e contenziosi

Dati e ICT  

  • formazione e nomine delega delle credenziali identificative
  • istruzioni uso PC (inclusi i portatili) ed i telefoni
  • contenuti dei siti web
  • riservatezza delle informazioni
  • recovery e gestione incidenti  

Procedura ambientale  

  • Elenco degli aspetti ambientali significativi e dei siti di riferimento
  • Elenco delle autorizzazioni ambientali obbligatorie (esempio emissioni, CPI)
  • Qualifica dei fornitori di servizi ambientali (per esempio smaltimento e trasporto rifiuti)
  • Elenco delle eventuali adesioni a codici ambientali o certificazioni (per esempio Energy star, imprese aperte, ISO 14001/EMAS) Scadenziario degli adempimenti ambientali (per esempio rumore esterno, impianti elettrici)
  • Istruzioni gestione rifiuti (individuazione identificazione e analisi di classificazione)
  • Formazione del personale in materia ambientale
  • Eventuali indicatori ambientali Gestione sanzioni
  • Eventuali programmi di miglioramento ambientale  

Relazioni con la Pubblica amministrazione (PA)

  • Definizione di PA
  • Riferimenti normativi (regole di comportamento della PA)
  • Individuazione degli enti della PA (per esempio Authority Privacy per la notifica o la Provincia per le autorizzazioni ambientali) ed individuazione dei soggetti (interni o esterni) che interagiscono con la PA (per esempio IT manager o il consulente ambientale)
  • Individuazione delle attività di formazione specifica per i soggetti che interagiscono
  • Requisiti specifici di alcuni soggetti incaricati (per esempio assenza di reati o condanne) Le richieste di informazioni periodiche da parte della PA (periodiche o saltuarie, richieste o necessarie)
  • Flussi informativi verso l’ODV in materia 

Deleghe e procure

  • Definizioni interne e chiarimenti terminologici in materia di assegnazione “incarichi” (per esempio deleghe, procure, rappresentanza, mandati, mansionari, organigrammi micro e macro)
  • Tipologie di assegnazioni di incarichi presenti in azienda Identificazione (incluso il protocollo) e l’archiviazione dei documenti recanti assegnazione incarichi
  • Le regole di sottoscrizione dell’incarico
  • Le regole di individuazione dei requisiti dei soggetti “incaricati”
  • La registrazione in camera di commercio

Procedura sicurezza sul lavoro

  • Impegno della direzione per la sicurezza
  • Definizione obiettivi e indicatori
  • Organigramma sicurezza e mansionario sicurezza
  • Elenchi mansioni ed incaricati Definizione piano di formazione inclusi gli esterni
  • Modalità di audit interno
  • Modalità di riunione periodica
  • Memorandum in caso di controllo
  • Prassi di aggiornamento legislativo
  • Elenco registrazioni essenziali
  • Procedure di Analisi e valutazione del rischio
  • Gestione dei cambiamenti
  • Consegna dei DPI
  • Analisi incidenti ed infortuni (inclusi i quasi incidenti)
  • Gestione fornitori ed appaltatori
  • Gestione del coinvolgimento lavoratori e delle rappresentante sindacali (RLS o RLST)
  • Controllo strumenti di misura
  • Gestione scadenziario inclusi controlli di enti esterni
  • Gestione delle emergenze e verifiche periodiche (prove)

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