L’assegnazione di responsabilità ed incarichi è uno degli aspetti più critici nella prevenzione dei rischi reato, di qui la necessità che l’organizzazione abbia una particolare cura per il sistema delle deleghe e delle procure.

Deleghe e procure sono parte del sistema dei controlli.  

Possibili definizioni in un argomento complicato.

Procura: negozio giuridico unilaterale con cui la società attribuisce ad un soggetto i poteri di rappresentanza nei confronti dei terzi

Delega: atto interno formale di attribuzione di funzioni e compiti  

Sono specifiche deleghe:  

• Mansionario (job description): documento interno di sintesi delle mansioni e responsabilità di una particolare funzione aziendale
• Organigramma (macro): documento di sintesi delle funzioni/divisioni e delle loro relazioni gerarchiche e funzionali  

Nella assegnazione delle deleghe e procure resta la responsabilità della vigilanza sull’operato e sulla qualifica del soggetto scelto. L’assegnazione di compiti devono sempre prevedere la disponibilità in capo all’incaricato delle necessarie risorse finanziarie.  

Le procure devono essere sempre registrate dall’organo amministrativo e verbalizzate su un Registro procure e se di particolare rilevanza devono essere fatte con atto pubblico; quelle che generano affidamento di terzi dovrebbero essere riportate in Visura Camerale. La scrittura sul Registro procure deve essere sottoscritta dal soggetto che la riceve e se esterno deve essere corredata da curriculum vitae debitamente firmato. Le deleghe devono essere sempre per iscritto e con comunicazione formale sottoscritta dal delegato e archiviate presso HR. Le mansione (job description) devono essere firmate per accettazione della mansione, organigramma deve avere una evidenza forte di comunicazione.  

Aree di verifica degli incarichi  

• Amministrazione
• Finanza e banche
• Risorse umane
• Produzione
• Vendita
• Acquisti e qualifica fornitori
• Direzione tecnica e dichiarazioni
• Dogane ed export  
• Sicurezza sul lavoro
• Ambiente
• Sicurezza dati
• Audit interni

SB - Ottobre 2012